Une bonne gestion d’inventaire est indispensable pour maintenir un niveau de stock optimal. Ceci permet de fidéliser vos clients et de fiabiliser la stratégie financière de votre entreprise. Il s’agit d’un processus de gestion qui englobe plusieurs aspects (chaîne d’approvisionnement, contrôle des stocks, gestion des commandes, etc.). Continuez à lire pour découvrir les bonnes pratiques de gestion d’inventaire.
Qu’est-ce que la gestion d’inventaire?
La gestion d’inventaire désigne l’ensemble des opérations qui permettent de se procurer, de stocker, de suivre et d’utiliser les marchandises et les matières premières d’une entreprise. On peut distinguer deux types de gestion d’inventaire: la gestion de stocks et la gestion d’actifs.
Quelles sont les étapes de la gestion d’un inventaire?
- Achat: achat des produits finis ou des matières premières auprès des fournisseurs pour les vendre aux clients ou les utiliser dans la production.
- Production: évaluer la quantité des matières premières utilisées pour la fabrication des produits finis.
- Stock en attente: il doit être défini de manière efficace afin de mieux gérer l’inventaire et l’entreposage.
- Ventes: le suivi des ventes est important pour mettre à jour l’inventaire et contrôler la rotation des stocks.
- Rapports: ils permettent d’évaluer les stocks, de déterminer le revenu qu’ils génèrent et de déterminer les points à améliorer dans les prochains exercices.
Quel est le rôle de l’inventaire?
La gestion d’inventaire est une tâche essentielle qui doit être effectuée au moins une fois par an. Le rôle de l’inventaire consiste à contrôler et valoriser les stocks. Il permet de:
- Identifier et compter les biens;
- Classer les produits par article et par famille;
- Estimer la valeur du stock à un moment donné;
- Planifier le niveau de réapprovisionnement à commander;
- Déterminer l’écart entre le stock réel et le stock théorique.
Selon la fréquence de l’opération, on peut avoir:
- Un inventaire permanent: enregistre les mouvements d’entrées et de sorties des stocks au fur et à mesure;
- Un inventaire physique: évalue le stock à un moment donné (au moins une fois par an).
Quels sont les types d’inventaires?
- Produits finis et en vente
- Produits prêts à être vendus aux clients
- Produits MRO (maintenance, réparation et opération)
- Matières premières
- Stock de sécurité (pour faire face à une pénurie d’approvisionnement et une hausse imprévue de la demande)
- Stock en cours de fabrication
L’importance d’une bonne gestion d’inventaire
Une bonne gestion d’inventaire permet de répondre à la demande des clients sans la dépasser. Il s’agit d’un équilibre délicat, car, d’un côté, les ruptures de stock et les retards de livraison font fuir les clients et, de l’autre côté, les surplus constituent des pertes pour l’entreprise (réduction importante de prix, coûts de stockage, périssabilité de certains produits, etc.).
Les avantages d’une bonne gestion d’inventaire
Améliorer la satisfaction des clients
La capacité d’offrir aux clients le bon article au bon moment reflète une gestion d’inventaire efficace. Ceci est essentiel pour améliorer l’expérience client et explorer de nouveaux marchés.
Assurer un bon fonctionnement de la chaîne de production
Grâce à l’organisation de la demande et de l’approvisionnement, la chaîne de production demeure constamment fonctionnelle sans risque de pénurie ou de saturation.
Contrôler la chaîne d’approvisionnement
L’anticipation des niveaux des stocks nécessaires à la fabrication et à la vente optimise le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement ainsi que de la chaîne logistique. De cette façon, vous pouvez éviter les risques de baisse d’approvisionnement qui se manifestent par une rupture de stock ou des prix beaucoup plus élevés.
Assurer le développement de votre activité
En mettant en place un système de gestion d’inventaire efficace à l’avance, vous pouvez éviter plusieurs problèmes liés à la gestion des fournisseurs, à la gestion des stocks et à la capacité de production lorsque la taille de votre entreprise s’agrandit.
Maintenir des liens solides avec vos partenaires
La gestion d’inventaire offre une image transparente sur la trésorerie d’une entreprise, ce qui lui permet de gagner en crédibilité vis-à-vis de ses partenaires.
Autres avantages
Une gestion d’inventaire efficace permet de:
- Réduire les coûts liés au stockage inutile;
- Déterminer le stock en temps réel;
- Améliorer le flux de trésorerie;
- Optimiser l’organisation et l’espace de l’entrepôt.
7 conseils pour mieux gérer votre inventaire
Classer les stocks en fonction de la demande
Il est recommandé de commencer la gestion d’inventaire par le traitement des produits les plus demandés afin d’assurer une efficacité optimale du processus.
Utiliser une source unique de données en temps réel
Une bonne gestion d’inventaire se base sur des données précises et actualisées. Les solutions logicielles de gestion offrent un aperçu des stocks en temps réel. Vous pouvez enregistrer ces informations dans un emplacement en ligne (Cloud) afin de permettre aux différents départements de votre entreprise d’y accéder. Plus les données sont actualisées, plus l’analyse du stock sera pertinente.
S’orienter vers des solutions mobiles
Un système d’inventaire de code à barres permet de simplifier et d’accélérer le processus de la gestion d’inventaire. Les solutions mobiles ne sont pas réservées uniquement aux agents de l’entrepôt, ils servent aussi à fournir des données essentielles aux vendeurs et au personnel de gestion.
La technologie au profit des détaillants
Choisir une méthode de gestion de stock adaptée
FIFO (premier entré, premier sorti) et LIFO (dernier entré, premier sorti) sont deux méthodes utilisées dans la gestion de stock. FIFO est appliquée pour les produits périssables, alors que pour les articles non périssables, on peut envisager la méthode LIFO.
Établir une relation de confiance avec vos fournisseurs
La gestion d’inventaire dépend de la fiabilité des fournisseurs. Un fournisseur de confiance peut:
- Vous avertir s’il y aura un manque de marchandises ou un problème d’approvisionnement;
- Vous offrir des prix compétitifs et des modalités d’achat souples
Conserver un stock de sécurité
Le stock de sécurité est utilisé en cas de pénurie de production ou d’approvisionnement. Ceci est important pour maintenir les ventes et garder les clients.
Investir dans un logiciel gestion d’inventaire
Compte tenu de la complexité de la gestion d’inventaire et du risque élevé d’erreur humaine, un logiciel de gestion d’inventaire est une solution idéale pour automatiser vos processus et optimiser vos résultats.
Mise à jour automatique
Opter pour un outil de gestion informatisé vous permet de mettre à jour automatiquement les niveaux d’inventaire après chaque transaction. Ainsi, vous pouvez gérer les commandes et les ventes en temps réel. Vos clients seront immédiatement informés de la disponibilité d’un produit et même du délai de réapprovisionnement.
9 avantages de la mise à jour de votre système de point de vente
Transfert rapide de données
Un logiciel de gestion d’inventaire compte les articles de façon rapide et précise à travers des codes à barres ou des codes QR. Il permet également de transférer automatiquement des données à un logiciel de comptabilité.
Gestion de trésorerie efficace
Grâce à la connaissance des stocks en temps réel, vous pouvez anticiper les besoins de trésorerie et améliorer la planification des entrées et des sorties. Vous aurez également une meilleure capacité pour gérer les approvisionnements et les négociations avec vos fournisseurs.
Stratégies plus éclairées
Un système d’inventaire informatisé donne l’information exacte dont les dirigeants d’une entreprise ont besoin, par exemple:
- Valeur de ventes;
- Niveaux des stocks actuels;
- Coût de production des marchandises vendues
- Marges réalisées sur les produits vendus;
- Etc.
Ceci permet d’identifier les anomalies en temps réel et de mettre en place les actions correctives adéquates. Un logiciel de gestion d’inventaire est aussi utilisé pour identifier les articles à rotation lente ou les articles dormants. Les décideurs d’une entreprise s’appuient sur cette visibilité globale pour développer et adapter leurs stratégies commerciales et financières en fonction des données fournies par le logiciel de gestion.
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